Publisert: 27.06.2023

Innledning

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Hovedformålet med loven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Loven skal også sikre at allmennheten har tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer sin menneskerettighetsrisiko.

Denne redegjørelsen utgis av Vinde Tilkomstteknikk AS (heretter Vinde) Åpenhetsloven forplikter bedriften til å:

• utføre aktsomhetsvurderinger i samsvar med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper,
• redegjøre for vårt arbeid med aktsomhetsvurderinger knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og
• svare på informasjonsforespørsler fra

Vinde har siden lovens ikrafttredelse jobbet med å gjennomføre aktsomhetsvurderinger. I Perioden har fokus primært vært knyttet til steg 1 og 2 i aktsomhetsvurderingen: forankring og identifisering av risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Bedriften har også hatt søkelys på å bygge kompetanse om åpenhetsloven, dens formål og selskapets forpliktelser.

 Denne redegjørelsen beskriver våre retningslinjer og rutiner for å håndtere risiko knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, hvilke vesentlige risikoer vi har identifisert og tiltak vi har iverksatt som følge av våre identifiserte risikoområder.

Redegjørelsen gjelder for perioden 1. juli 2022 til 24.mai 2023 («Perioden»).

Vår virksomhet og driftsområde

Vinde er 100% eid av Otiga Group AS – Et norskeid konsern som er blant Nordens ledende

aktører innen rekrutterings- og bemanningstjenester, outplacement, konsulenttjenester og lederutvikling. Bedriftens kjernevirksomhet er, fagkompetanse kombinert med tilkomstteknikk til våre kunder. Vi er Nordsjøens største leverandør av SOFT-service-personell. Våre operatører har fagbrev og solid erfaring innen rigging, mekaniske fag og elektro. Bedriften leverer også konsulent og ingeniørtjenester. Våre verdier er et godt grunnlag for å jobbe aktivt med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Gjennom vårt arbeid kan vi være en positiv bidragsyter til å fremme respekt for disse rettighetene.

Vinde tilbyr tjenester over hele landet, og har avdelinger i Stavanger, Bergen og Oppdal. Hovedkontoret ligger i Trondheim. Bedriften har totalt 282 ansatte. Vi rekrutterer ansatte direkte ved annonsering via våre hjemmesider og sosiale media

Våre kunder er hovedsakelig offentlige og private virksomheter i Norge og EU. Bedriften leverer hovedsakelig tjenester til olje&gass, verfts og verkstedtjenester direkte knyttet til olje&gass virksomhet, Telekom, Bygg og anlegg, samferdsel og eiendom.

Blant våre viktigste leverandører er systemleverandører, regnskap, revisor, bank og forsikring, kurs og kompetanse, utstyr relatert til tjenester innenfor NS 9600 og NS 9610, arbeidsklær og industriverktøy. Bedriften bruker også leiebilselskaper til leveranse av biler til produksjon i Telekom.

Blant våre viktigste forretningspartnere er DNV og Apply

Vinde har en risiko-basert tilnærming til leverandørkjeden og forretningspartnere.

Vinde har tatt i bruk en systemleverandør, Cemasys, for å kartlegge og følge opp leverandører og forretningspartnere. Ved hjelp av Cemasys sender vi ut forespørsler til utvalgte leverandører og forretningspartnere om hvordan de arbeider med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Retningslinjer og rutiner for arbeidet med aktsomhetsvurderinger / Slik jobber vi med aktsomhetsvurderinger

Vinde har forpliktet seg til å opptre ansvarlig og sikre respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Denne forpliktelsen er inntatt i Policy om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som er vedtatt av styret. I våre policies og retningslinjer forplikter vi oss til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i henhold til OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. CHR har ansvar for oppfølging av disse forpliktelsene og rapporterer til styret minst årlig.

Vår policy og retningslinjer er offentlig tilgjengelig på våre nettsider.

Vinde har også andre retningslinjer som er retningsgivende for vårt arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Dette inkluderer Personalhåndbok, Etiske retningslinjer, Policy for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kvalitetspolicy, miljøpolicy, HMS-policy, innkjøpspolicy og Policy for personvern.

I Perioden har vi deltatt i et felles prosjekt med flere selskaper i gruppen for å implementere åpenhetsloven. Prosjektet har inkludert kompetansebygging innen åpenhetsloven ved ekstern rådgiver, bistand med aktsomhetsvurderinger, presentasjon til styret og informasjon til de ansatte.

Vi har følgende rutiner for å håndtere vår menneskerettighetsrisiko:

• Prosess for ansettelse
• Rutiner for lønnsfastsettelse
• Prosess for involvering av ansatte h.t ISO 45001:2018
• Prosedyre for avvikshåndtering
• Prosess for risikohåndtering
• Rutiner og plan for internkontroll og ledelsens gjennomgang
• Varslingsrutiner – Vinde har et egne rutiner og et system (Landax) for Varsling kan gå direkte til nærmeste leder, tillitsvalgt

Vinde har etablert en varslingskanal som kan brukes både av interne og eksterne varslere. Det kan varsles anonymt. Informasjon om varslingskanalen finnes her System for avviksbehandling - Landax

Risikovurdering:

Vinde har i arbeidet med implementering av åpenhetsloven jobbet etter et rammeverk basert på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Vi har først gjennomført en bred risikokartlegging for å identifisere de områdene innenfor vår virksomhet, blant våre forretningspartnere og i vår leverandørkjede hvor det er mest sannsynlig at signifikant risiko for faktiske eller potensielle brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter forekommer.

Når det gjelder leverandørkjeden har vi brukt en systemleverandør, Cemasys, for kartlegging av kritiske leverandører. I første omgang har vi undersøkt de 2 viktigste leverandørene fra et risikoperspektiv. Leverandøren har fått tilsendt et spørreskjema med spørsmål om hvordan de arbeider med menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter.

Svarprosenten var 0%. Vinde er ikke fornøyd med svarprosenten og vil etterspørre informasjon/svar fra våre leverandører.

I forbindelse med risikokartleggingen har Vinde vurdert typisk bransjerisiko, geografisk risiko, selskapsspesifikk risiko og produkt-/tjenesterisiko. Vi har undersøkt relevante kilder som EBRD Environmental and Social Risk Categorisation List som vurderer sosial risiko for ulike næringer¹, DFØS høyrisikoliste², OECDs sektorspesifikke retningslinjer³, the International Trade Union Confederation (ITUC) Global Rights Index⁴ og World Justice Project⁵.

Basert på risikokartleggingen ble følgende vesentlige risikoområder identifisert:

• Diskriminering og trakassering
• Retten til beskyttelse av persondata
• Arbeidstakerforhold i tekstilbransjen (produksjon av arbeidsklær)
• Arbeidstakerforhold ved leie av bolig i privatmarkedet (AirBnb)

Vinde har ikke identifisert faktiske brudd eller vesentlig risiko for negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.

På bakgrunn av risikovurderingen har vi valgt ut følgende områder for potensielle brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som skal prioriteres i vårt arbeid:

1. Godt arbeidsmiljø
2. Beskyttelse av persondata
3. Sårbare grupper
4. Anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden

For å prioritere våre viktigste risikoområder har vi benyttet følgende kriterier: alvorlighetsgrad av potensielle negative konsekvenser, sannsynligheten for at negative konsekvenser oppstår og Vinde TT sin tilknytning til risikoen.

Tiltak og forventede resultat / Slik jobber vi for å forebygge og redusere og stanse negative konsekvenser

For å redusere identifiserte risiko har vi iverksatt følgende generelle tiltak: «Prosedyre for innkjøp av tjenester og evaluering av leverandører», «prosess for ansettelse», «prosess for risikostyring» og Vinde sine risikoanalyser på menneskerettigheter og risikoanalyser som omhandler feil bruk av personlige data eller data på avveie.

I tillegg har vi iverksatt følgende tiltak for de prioriterte områdene som angitt ovenfor:

1. Godt arbeidsmiljø

For å redusere risiko for at arbeidstakere ikke føler seg trygge eller trives på jobb, opplever diskriminering eller trakassering, har Vinde TT iverksatt omfattende målrettede tiltak. Alle arbeidstakere er fast ansatt og er tilsluttet en godkjent tariff gjennom et fagforbund. Bedriften har i samarbeid med de ansatte, AMU og BHT styrket VO tjenesten i alle avdelinger og har et godt etablert system for varsling og rapportering. Vi gjennomfører medarbeidersamtaler og medarbeiderundersøkelser og har et pågående prosjekt sammen med fagforening og BHT med fokus på mental helse. 

Vi forventer at tiltakene vil bidra til at alle ansatte i enda større grad enn før blir godt ivaretatt og inkludert med et økende fokus på utfordringer som ansatte i rotasjonsarbeid kan møte.

2. Beskyttelse av persondata

Vinde håndterer store mengder persondata og til dels sensitiv persondata. Når det gjelder risikoen for at persondata havner på avveie etterlever Vinde gjeldende personvernlovgivning. Vinde har etablerte rutiner for håndtering av persondata og eventuelle brudd på personvernlovgivningen. Dette inkluderer blant annet et system for oppdatering av rutiner og begrensning av hvilke persondata som innhentes og oppbevares, samt sletterutiner. Vinde vil som et forebyggende tiltak gjennomføre en ROS-analyse i 2023 og har iverksatt et prosjekt for IT-sikkerhet som inkluderer vurdering av ytterligere tiltak for beskyttelse av persondata. Vinde forventer at disse tiltakene vil redusere risikoen for at persondata havner på avveie både ved at forsterket fokus reduserer sannsynligheten for brudd og fordi konsekvensene reduseres ved at man raskere stanser brudd.

3. Sårbare grupper

Vinde bistår enkelte såkalte «sårbare grupper» med omstilling i arbeidslivet. Med sårbare grupper refereres her til langtidsledige og personer som har av ulike årsaker har havnet utenfor arbeidslivet i perioder av livet. Vinde anser det som en særlig risiko at sårbare grupper faller utenfor arbeidslivet og/eller ikke blir behandlet rettferdig på jobb. For å redusere denne risikoen har Vinde etablert tydelige rutiner for rekruttering og oppfølging av ansatte gjennom samarbeid med AMU, VO og BHT. Vinde bruker også teknologi for å forbedre en fordomsfri rekrutteringsprosess og benytter aktivt NAV og tiltaksarrangører som rekrutteringskanal.

Formålet med de tiltakene vi har iverksatt og planlagt er å bidra til å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår i egen virksomhet, bidra til forbedring hos våre leverandører og redusere vesentlig risiko for negative konsekvenser som kan knyttes til vår virksomhet.

4. Anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden

Vinde har identifisert manglende innsikt i leverandørkjeden som en signifikant risiko og et prioritert område. I 2022 har Vinde anskaffet et system for leverandørkartlegging og oppfølging, der vi forespør leverandører om hvordan de arbeider med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Denne prosessen gir Vinde bedre innsikt i leverandørkjeden slik at høy-risiko leverandører kan følges opp med ytterligere tiltak. Vinde vil prioritere å følge opp de leverandørene som foreløpig ikke har besvart henvendelsen, samt utvide kartleggingen til flere leverandører. Ettersom produksjon av arbeidstøy er identifisert som en risiko vil Vinde søke å redusere antall leverandører da dette vil gi mulighet for bedre oppfølging av leverandørene. Videre vil Vinde vurdere å innføre kvalifisering av leverandører av arbeidstøy for å sikre at disse har tilfredsstillende fokus på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vinde antar at risikoen for brudd på slike rettigheter vil reduseres ved å innføre disse tiltak.

Oppsummering og veien videre

I tillegg til ovennevnte prioriterte områder vil vi det neste året jobbe med å forbedre gjennomføringen av aktsomhetsvurderingen og bygge kompetanse på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vinde vil følge opp gjennomføring og tiltak som er igangsatt som følge av aktsomhetsprosessen beskrevet ovenfor. Dette gjøres gjennom et risikoregister hvor de relevante vurderinger og tiltak fremkommer. Oppfølgingen inkluderer kommunikasjon med interessenter og rettighetshavere om hvordan eventuelle negative konsekvenser er håndtert, samt å sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

Aktsomhetsvurderingene vil gjennomføres minst årlig, samt ved materielle endringer i risikobildet eller ved vesentlige endringer i selskapets risikovurderinger.

Vinde vil utstede redegjørelser og besvare informasjonshenvendelser som nærmere angitt i åpenhetsloven. Informasjonshenvendelser bes rettet til,

Torstein Raum Eide
torstein@vinde-tt.no
+47 91806431

Denne redegjørelsen er utarbeidet i henhold til åpenhetsloven § 5. Redegjørelsen er godkjent av styret i Vinde TT AS 22. juni 2023.